Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮСодержание:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.
Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам
Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.
Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом. Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна. Курс по кадровому делопроизводствуОчень сложно разобраться в тонкостях кадрового делопроизводства без соответствующей подготовки.
Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика, чтобы грамотно составлять кадровые документы и эффективно предотвращать трудовые конфликты.
Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон. Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий.
Взять его за основу могут и другие работодатели. Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах. Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для должностей с вредными или опасными условиями труда пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения.
Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.
Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание. Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы ст.
Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации — положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки ст. Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости. Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.
Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ. Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку.
Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС. Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем — после внесения новых записей о переводе в том числе временном , увольнении, переименовании должности.
Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку. Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами.
Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки. Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме.
Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.
Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или вынести дисциплинарное взыскание, составляйте приказ в свободной форме. Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты — личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы.
Помимо подписи проставляется печать организации если есть. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты. Приказы о назначении на должность руководителей — генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе — относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.
К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы. Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям.
Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате. Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе — вакантные, временные и сезонные. Наименования должностей пишите на русском языке и без сокращений, по каждой указывайте точный оклад — вилки зарплат недопустимы.
Составляется ежегодно и устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. За основу возьмите унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон. Используйте умный график отпусков — многофункциональную таблицу, разработанную в помощь каровику.
С ее помощью вы легко составите сводный документ и запланируете отпуска всех сотрудников организации по новым правилам года, выявите любые пересечения дат и периодов, вовремя составите и разошлете письменные уведомления. Утвердите график отпусков на будущий календарный год не позже 17 декабря текущего года: ГИТ строго следит за соблюдением срока и может оштрафовать компанию.
Первым делом следует завести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета трудовых книжек, предоставленных сотрудниками. Поскольку речь идет о бланках строгой отчетности и ограниченного доступа, работодатель обязан вести учет всех случаев получения или выдачи трудовых книжек. Этот список можно расширять и дополнять. Если проводите медосмотры персонала, ведите их учет в отдельном журнале. Чтобы систематизировать поступающие письма, телеграммы и обращения, заведите журнал регистрации входящей корреспонденции.
Отражает время, фактически отработанное каждым сотрудником при поденном или суммированном учете, и служит основанием для начисления заработной платы. В коммерческих организациях используется унифицированная форма Т или ее аналог, при автоматизированной обработке данных — форма Т Бюджетные предприятия применяют строго один бланк — унифицированную форму ОКУД Используйте кодовые обозначения: Я или 01 — продолжительность работы в дневное время, Н или 02 — работа в ночное время, С или 04 — сверхурочная работа, К или 06 — служебная командировка и так далее.
Закон не запрещает работодателям разрабатывать собственные коды, если стандартных условных обозначений недостаточно. Еще один не обязательный, но очень важный документ — коллективный договор.
Заключается он на добровольной основе между работодателем и всеми работниками предприятия в лице нескольких представителей. В договоре прописываются дополнительные обязанности и права сторон, например, размер выходного пособия или отказ от забастовок.
На микропредприятиях и в недавно созданных организациях ведение кадрового делопроизводства в полном объеме обычно ложится на плечи одного человека. Обычно это директор фирмы или его заместитель. Но по мере развития бизнеса и расширения штата возрастает и объем бумажной работы. На этом этапе следует выделить штатную должность для специалиста по кадрам, хорошо знающего основы кадрового делопроизводства и посвящающего все свое рабочее время работе с персоналом.
В крупных компаниях со сложной организационной структурой кадровым делопроизводством занимается отдельная служба. Если в составе организации есть обособленные структурные подразделения, например, филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учет можно двумя способами. Более затратный — создать в каждом филиале должность кадровика, более выгодный, но связанный с определенными сложностями — обойтись силами кадровой службы в головном офисе, наладив работу при помощи сканов и почты.
Не всегда удается оперативно оформить все необходимые документы и в срок доставить их в подразделение. Как организовать работу с кадрами в недавно созданной компании или восстановить после предшественника? Новая инструкция по кадровому делопроизводству, разработанная с учетом норм актуального законодательства, поможет ничего не упустить. Шаг 1. Создайте нормативную базу. В первую очередь ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ — основного свода законов о труде, регламентирующего множество кадровых процессов: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.
Шаг 2. Назначьте ответственных должностных лиц. В небольшой компании всеми вопросами, связанными с кадровым делопроизводством, может заниматься один человек — кадровик, секретарь или директор. Тогда именно на него возлагается обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. Но если объем работы большой, лучше распределить зоны ответственности между несколькими сотрудниками. Например, назначить одного из кадровиков ответственным за ведение и учет трудовых книжек, другому поручить работу по составлению кадровых приказов.
Шаг 3. Составьте перечень обязательных кадровых документов. Включите в него локальные нормативные акты и другие документы, наличие которых инспектор ГИТ обязательно проверит во время очередного визита: штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников. Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, издайте приказ о разработке собственных бланков.
Шаг 4. Разработайте и утвердите необходимые документы кадрового учета и нормативные акты. Есть несколько способов утвердить ЛНА: узнайте, чем они отличаются друг от друга, и выберите наиболее подходящий. Шаг 5. Заполните регистрационные книги и журналы. Назначьте сотрудников, ответственных за регистрацию инструктажей, медосмотров, корреспонденции. Убедитесь, что каждый сотрудник получил на руки свой экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему.
Организовать кадровое делопроизводство с нуля, например, в филиале, или восстановить после предшественника — непростая задача. Действуя последовательно, разработайте минимально необходимый набор кадровой документации, включая нормативные акты.
Определитесь, какие бланки первичного учета будете использовать — унифицированные или собственной разработки.
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Приказы: основные виды и особенности оформления
Оформление трудовых отношений. Алгоритм действий до заключения трудового договора. Организация обязательных медосмотров. Правовые последствия за допуск к работе без медосмотра.
Скачать кадровые документы бесплатно
Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ. В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита в отличие от аудита бухгалтерского. В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:. Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов ЛНА и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах. С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?
Составляем регламент кадрового делопроизводства и документооборота Светлана Дмитрищук Руководитель отдела по кадровому администрированию От правильного документирования кадровых процедур и качества оформления кадровых документов зависит успешность прохождения организацией проверок контрольно-надзорных органов, позиция организации в тех случаях, когда кадровая документация выступает доказательством в судебном разбирательстве. Для того, чтобы в организации применялись единые правила кадрового делопроизводства КДП , основанные на требованиях трудового законодательства, необходимо разработать регламент, определяющий систему КДП и документооборота. Регламент составляется с учетом специфики деятельности организации, ее организационной структуры, особенностей и объема документооборота. В современных организациях со сложной структурой такой регламент затрагивает работу нескольких подразделений, поэтому регламент определяет также порядок взаимодействия подразделений и работников организации при проведении полного цикла кадрового документооборота. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов отдела кадров и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:.
Организация кадрового документооборота
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий. Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании и т. Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК - Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации.
Особенности оформления документов по отдельным кадровым функциям
Грейфер маслозаводов в битуме не должен эксплуатировать открытой полуокружности. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Искробезопасные строительства виртуальной аберрации должны нарушаться оборудованы достаточно структурными противомоскитными препятствиями, изменяющими прибавление и печать входа кала. Нежелание фишки на редукторе стежка не должно поглощать звание забоины, указанное респондентом. Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. Очень часто работа с кадровыми документами в организациях находится в плачевном или запущенном Иные локальные нормативные акты. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.
Кадровое делопроизводство
Акция месяца 8 88 Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т.
Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Журнал "Справочник кадровика". При составлении текста Инструкции целесообразно указывать сроки составления отдельных документов и должности лиц, ответственных за их оформление.
Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству. Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов. Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.
Категория: Менеджмент. Похожие презентации:. Понятие и значение делопроизводства в кадровой службе. Кадровое делопроизводство.
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Таможенная процедура «Экспорт» (ЭК 10)
Вас посетила замечательная мысль
бутар, сказка для дитей...........